Ontslag wegens disfunctioneren: wanneer mag je een werknemer ontslaan?

Een werknemer ontslaan wegens disfunctioneren is niet eenvoudig. Als werkgever moet je kunnen aantonen dat een werknemer structureel onvoldoende functioneert én dat je alles hebt gedaan om verbetering mogelijk te maken. Alleen wanneer je voldoet aan de wettelijke voorwaarden, kan de kantonrechter de arbeidsovereenkomst ontbinden.

Bij ontslag wegens disfunctioneren spelen meerdere factoren een rol. Denk aan een zorgvuldig verbetertraject, een juridisch correct verbeterplan, een goed opgebouwd personeelsdossier en de vraag of herplaatsing mogelijk is. Ontbreekt één van deze onderdelen? Dan is de kans groot dat een verzoek tot ontbinding wordt afgewezen.

Op deze pagina lees je wanneer sprake is van disfunctioneren, wanneer ontslag mogelijk is en welke stappen je als werkgever moet zetten. Daarnaast leggen we uit hoe Zoutberg & Zoutberg je begeleidt bij het volledige traject, van de eerste beoordeling tot een eventuele procedure bij de kantonrechter.

Wat is disfunctioneren bij een werknemer?

Disfunctioneren betekent dat een werknemer structureel niet voldoet aan de functie-eisen die je als werkgever redelijkerwijs mag stellen. Het gaat daarbij niet om een incidentele fout of een tijdelijke terugval, maar om onvoldoende functioneren over een langere periode.

Van disfunctioneren kan bijvoorbeeld sprake zijn wanneer een werknemer:

• afspraken of deadlines structureel niet nakomt;
• onvoldoende kwaliteit levert;
• herhaaldelijk dezelfde fouten maakt;
• niet beschikt over de benodigde kennis of vaardigheden;
• doelstellingen niet behaalt;
• onvoldoende samenwerkt met collega's of klanten.

Dat een werknemer minder goed presteert, betekent niet automatisch dat ontslag wegens disfunctioneren mogelijk is. Je moet als werkgever kunnen aantonen dat het functioneren daadwerkelijk onvoldoende is én dat de werknemer voldoende gelegenheid heeft gekregen om dit te verbeteren.

Daarnaast mag het disfunctioneren niet het gevolg zijn van ziekte, arbeidsongeschiktheid of onvoldoende begeleiding binnen de organisatie. In die situaties gelden andere regels en is een andere aanpak vaak noodzakelijk.

​Kan een werkgever een werknemer zomaar ontslaan wegens disfunctioneren?

Nee. Een werkgever kan een werknemer niet zomaar ontslaan wegens disfunctioneren. De wet verlangt dat je eerst onderzoekt waardoor het functioneren achterblijft en de werknemer een eerlijke kans geeft om zich te verbeteren.

Dat betekent onder meer dat je regelmatig gesprekken voert, duidelijke afspraken maakt en de voortgang vastlegt. Ook moet je beoordelen of aanvullende begeleiding, coaching of scholing nodig is. Pas wanneer blijkt dat deze inspanningen niet leiden tot voldoende verbetering, kun je een ontbindingsverzoek indienen bij de kantonrechter.

Wanneer is ontslag bij disfunctioneren mogelijk?

Ontslag wegens disfunctioneren is alleen mogelijk wanneer sprake is van een redelijke ontslaggrond en je kunt aantonen dat je als werkgever zorgvuldig hebt gehandeld. De kantonrechter beoordeelt niet alleen het functioneren van de werknemer, maar ook de inspanningen die jij hebt geleverd om verbetering mogelijk te maken.

In de praktijk betekent dit dat je moet kunnen aantonen dat:

• de werknemer structureel onvoldoende functioneert;
• het disfunctioneren tijdig is besproken;
• duidelijk is gemaakt welke verbeteringen worden verwacht;
• een passend verbetertraject is aangeboden;
• voldoende begeleiding of scholing is geboden;
• herplaatsing binnen de organisatie niet mogelijk is.

Pas wanneer aan deze voorwaarden is voldaan en het functioneren onvoldoende verbetert, kan ontslag wegens disfunctioneren een reële vervolgstap zijn.

Hulp nodig bij het ontslaan van een werknemer? Zoutberg & Zoutberg advocaten begeleid je bij de hele ontslagprocedure zodat jij sterk staat en onnodige fouten voorkomt.

​Waarom een goed dossier onmisbaar is bij ontslag wegens disfunctioneren

Bij ontslag wegens disfunctioneren draait vrijwel iedere procedure om de kwaliteit van het personeelsdossier. Niet alleen moet je aantonen dat een werknemer onvoldoende functioneert, maar ook dat je hem of haar voldoende kansen hebt geboden om het functioneren te verbeteren.

Een sterk dossier bevat onder meer:

• functionerings- en beoordelingsgesprekken;
• gespreksverslagen;
• concrete verbeterafspraken;
• evaluatiemomenten;
• een verbeterplan;
• e-mails of schriftelijke bevestigingen;
• eventuele officiële waarschuwingen.

Hoe beter het dossier is opgebouwd, hoe sterker jouw positie tijdens een eventuele ontbindingsprocedure. Wacht daarom niet totdat ontslag noodzakelijk wordt, maar begin tijdig met het zorgvuldig vastleggen van afspraken en beoordelingen.

Wil jij zeker weten dat jij sterk staat bij een ontslagaanvraag wegens disfunctioneren? Bij Zoutberg & Zoutberg advocaten helpen we jouw met het opbouwen van een juridisch sterk dossier.

​Het verbetertraject bij disfunctioneren

Een verbetertraject is één van de belangrijkste onderdelen van een ontslag wegens disfunctioneren. Voordat je een werknemer kunt ontslaan wegens disfunctioneren, moet je hem of haar een reële kans geven om het functioneren te verbeteren.

​Een goed verbetertraject bestaat uit meer dan alleen het benoemen van verbeterpunten. Je moet duidelijk maken wat je verwacht, welke ondersteuning je biedt en binnen welke termijn de werknemer verbetering moet laten zien. Daarnaast is het belangrijk om regelmatig te evalueren en alle afspraken zorgvuldig vast te leggen.

In de praktijk worden ontbindingsverzoeken regelmatig afgewezen omdat het verbetertraject te kort heeft geduurd, onvoldoende concreet was of niet goed is gedocumenteerd.

​Wat moet er in een verbeterplan staan?

Een goed verbetertraject begint met een duidelijk verbeterplan. Hierin leg je vast welke verbeteringen van de werknemer worden verwacht en hoe het traject wordt uitgevoerd. Hoe concreter het verbeterplan, hoe kleiner de kans op onduidelijkheid of discussie achteraf.

Een verbeterplan bevat onder andere:

• de punten waarop de werknemer onvoldoende functioneert;
• concrete doelstellingen die moeten worden behaald;
• de ondersteuning of begeleiding die wordt aangeboden;
• afspraken over scholing of coaching;
• evaluatiemomenten;
• de duur van het verbetertraject;
• de mogelijke gevolgen wanneer verbetering uitblijft.

Het verbeterplan moet aansluiten op de functie van de werknemer en realistische verwachtingen bevatten. Algemene opmerkingen zoals "beter functioneren" of "meer initiatief tonen" zijn onvoldoende. De werknemer moet precies weten wat er van hem of haar wordt verwacht.

Zoutberg & Zoutberg Advocaten helpt je met het opstellen van een verbeterplan die onduidelijkheden en discussies achteraf voorkomt.

​Hoe lang moet een verbetertraject duren?

Er bestaat geen wettelijke termijn voor een verbetertraject. De duur hangt af van de functie, de aard van het disfunctioneren en de verbeteringen die van de werknemer worden verwacht.

In sommige functies kan enkele maanden voldoende zijn, terwijl in andere situaties een langer traject noodzakelijk is. Belangrijk is dat de werknemer voldoende tijd krijgt om daadwerkelijk verbetering te laten zien. Een verbetertraject van slechts enkele weken wordt door rechters vaak als onvoldoende beschouwd.

Tijdens het traject is het verstandig om meerdere evaluatiemomenten in te plannen. Zo kun je de voortgang bespreken, afspraken bijstellen en vastleggen welke stappen zijn gezet. Daarmee bouw je tegelijkertijd een sterk dossier op.

​Wat als een werknemer niet meewerkt aan een verbetertraject?

Het komt regelmatig voor dat een werknemer het niet eens is met een verbetertraject of weigert mee te werken. Dat betekent niet automatisch dat het traject stopt. Juist dan is het belangrijk om zorgvuldig vast te leggen welke afspraken zijn gemaakt, welke begeleiding is aangeboden en op welke momenten de werknemer niet heeft meegewerkt.

​

​Veelgemaakte fouten bij ontslag wegens disfunctioneren

Werkgevers onderschatten regelmatig hoe streng de kantonrechter een verbetertraject beoordeelt. Een aantal veelvoorkomende fouten kan ervoor zorgen dat een ontbindingsverzoek wordt afgewezen.

Denk bijvoorbeeld aan:

• het ontbreken van een schriftelijk verbeterplan;
• onduidelijke of onhaalbare doelstellingen;
• onvoldoende begeleiding of coaching;
• een te korte duur van het verbetertraject;
• geen schriftelijke evaluaties;
• onvoldoende bewijs van gemaakte afspraken.

Door deze fouten te voorkomen, vergroot je niet alleen de kans dat een werknemer daadwerkelijk verbetert, maar sta je ook juridisch veel sterker wanneer ontslag uiteindelijk onvermijdelijk blijkt.

Demotie bij disfunctioneren van werknemer

Een andere manier voor het oplossen van het disfunctioneren van een werknemer is een demotie. Een demotie is het tegenovergestelde van een promotie. Hierbij wordt een werknemer van een hogere functie teruggeplaatst naar een lagere functie. Dit kan bijvoorbeeld zijn om de werkdruk te verlagen.

​Ontslag met wederzijds goedvinden als alternatief

Een ontslag wegens disfunctioneren hoeft niet altijd uit te monden in een procedure bij de kantonrechter. In sommige gevallen kiezen werkgever en werknemer voor ontslag met wederzijds goedvinden. Daarbij maak je samen afspraken over de beëindiging van het dienstverband, die worden vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst. Dit kan zorgen voor een snellere afwikkeling en voorkomt vaak een langdurige juridische procedure.

Ontslag wegens disfunctioneren bij zieke werknemer

Je mag een werknemer niet ontslaan wanneer het disfunctioneren komt door ziekte. Een zieke werknemer ontslaan mag niet, omdat er een opzegverbod geldt. Wanneer er sprake is van disfunctioneren en ziekteverzuim kan dit tot een complexe situatie leiden. Wij adviseren je hier graag over.

Juridische hulp bij ontslag wegens disfunctioneren van een werknemer?

Wil je een werknemer ontslaan wegens disfunctioneren? Zorg voor een goede dossieropbouw. Bij Zoutberg & Zoutberg Advocaten helpen we je met juridisch advies, met het opbouwen van een ontslagdossier en met het indienen van een verzoek bij de kantonrechter. Tijdens een gratis intakegesprek bespreken we de situatie en kijken we samen hoe wij jou het beste kunnen helpen. Benieuwd naar de mogelijkheden? Plan direct een kennismakingsgesprek in.